Iako je sposobnost delegiranja posla jedan od najboljih i najkorisnijih menadžment vještina, često je zanemarimo misleći da je lakše i profesionalnije zadatke obavljati sami. Nemojte upasti u tu zamku, već naučite kako drugima delegirati zadatke!
Naučite prepustiti kontrolu
Na početku morate sebi osvijestiti da sva kontrola ne može biti stalno u vašim rukama. Poduzetnost i osobna odgovornost su pohvalne osobine, ali imajte povjerenja u svoje kolege, bilo na istoj razini ili podređene. Čak i ako vam se čini da je u pitanju zadatak koji samo vi možete napraviti, velike su šanse da će vas oni ugodno iznenaditi i pokazati sposobnosti koje dotad u njima niste vidjeli.
Razmjenjujte znanje i vještine
Ne možete delegirati posao nekome koga niste naučili osnove. Dakle, preduvjet za dobro delegiranje je da u vašem timu vlada dobra razmjena znanja i vještina, da kolege skupa uče i međusobno se educiraju, a vi ćete poslužiti kao odličan primjer ako kao osoba na upravljačkoj poziciji svakodnevno prenosite drugima ono što vas je iskustvo naučilo.
Prenesite sve informacije
Prije nego što nekome proslijedite zadatak, skupite sve informacije koje bi toj osobi mogle trebati. Često odustanemo od delegiranja misleći “Ma, lakše ću to napraviti sam/a, više mi vremena oduzme objašnjavanje, ja to sve imam u glavi…”
Možda ste si u tom trenutku uštedjeli pola sata, ali na duge staze od toga nemate koristi. Radije odvojite vrijeme za detaljno prenošenje svih potrebnih informacija. Time dajete dobar temelj da kolega dobro obavi posao, a on će onda znati sve podatke za radne aktivnosti koje će se nadovezivati na taj zadatak u budućnosti.
Definirajte očekivanja
Ako ste u prošlosti neuspješno delegirali, nedefiniranje ciljanih rezultata možda je jedna od grešaka koje su dovele do toga. Vama je možda sasvim jasno što sve treba postići jer imate širi raspon informacija i uvid u ciljeve tvrtke, ali podređeni vjerojatno nisu na toj razini obaviještenosti. Probajte im precizno objasniti što treba napraviti, u kojem obliku, koja su ograničenja i koje rezultate treba postići. Time značajno umanjujete šanse da će druga osoba krivo shvatiti zadatak — uvijek će znati koja su očekivanja i generalna namjera projekta, što će poslužiti kao nit vodilja prilikom izvršavanja.
Razmišljajte strateški
Delegiranje ne znači nasumično pripisivanje zadataka onima nad kojim imate “moć” kako vi ne biste ništa morali raditi — to čine loši menadžeri. Prilikom delegiranja pažljivo razmislite:
- koji zadaci su prioritetni, a koji ne,
- tko u vašem timu ima kakve interese i vještine, te tko bi bio prikladan za koji zadatak,
- kako izvršavanje specifičnog zadatka utječe na profesionalni razvoj članova vašeg tima,
- je li ta aktivnost prikladna za delegiranje, ili je ipak nešto što biste vi trebali napraviti.
Budite prisutni, ali nemojte kontrolirati
Micromanaging je česta pogreška, a odnosi se na pretjerano kontroliranje zaposlenika i miješanje u posao. Ako ste nekome delegirali zadatak, naravno da trebate biti tu za eventualne nedoumice, pomoć, te praćenje napretka, ali morate znati koje su granice. Pratite osobu i s vremena na vrijeme pitajte kako joj ide, ali nemojte to činiti svakih pet minuta, ili davati savjete kako nešto treba napraviti ako vas nije pitala. Dajte joj dovoljno prostora da sama pokuša obaviti zadatak na svoj način. Možda dođe do boljeg, efikasnijeg rješenja od onog koji biste vi preporučili!
Dobro delegiranje može koristiti svima — vama ostavlja više vremena da se fokusirate na strateška pitanja, a članovima tima daje izazov i priliku za profesionalni razvoj. “Win-win” situacija za sve!
